Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 5. Oktober 2026 · Gültig ab: 1. November 2026 (Version 1.1)

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:

TTN, s.r.o. Sadová 2719/3A, 905 01 Senica, Slowakische Republik IČO: 52330443 | DIČ: 2120984085 | USt-IdNr.: SK2120984085 Eingetragen im Handelsregister des Bezirksgerichts Trnava, Abteilung Sro, Einlage Nr. 44230/T E-Mail: privacy@ttn.sk

(nachfolgend „Verantwortlicher" oder „wir")

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten der Nutzer des Kundenportals Portali.Space, das wir als die Produkte HelpDesk und MaintenanceDesk betreiben (nachfolgend „Portal"), erheben, verarbeiten, speichern und schützen.

Das Portal wird unter den Marken Portali.Space, HelpDesk, MaintenanceDesk, WorkSys.Space, FacilityUp.Space, CitySys.Space und TTN betrieben. Unabhängig von der Marke ist der Verantwortliche stets TTN, s.r.o.

1.1. Unsere Rollen bei der Verarbeitung

TTN handelt in zwei Rollen:

1. als Verantwortlicher für Daten, über deren Zwecke und Mittel wir selbst entscheiden: Benutzerkonten und Anmeldung, Kommunikation mit Ihnen, Rechnungsstellung und Verwaltung des Vertragsverhältnisses, Sicherheit des Portals, Besuchsmessung (nur mit Einwilligung) und Bearbeitung von Anfragen über die Website. Für diese Verarbeitungen gilt diese Datenschutzerklärung.
2. als Auftragsverarbeiter für Inhalte, die Ihre Organisation in das Portal einstellt (Tickets und deren Anhänge, Geräte, Kontakte, Wissensdatenbank, innerhalb der Organisation erstellte Daten des KI-Assistenten). Verantwortlicher für diese Daten ist Ihre Organisation; TTN verarbeitet sie nach deren Weisungen auf Grundlage der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (DPA), die eine Anlage der Nutzungsbedingungen ist. Mit Fragen zu diesen Daten wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihrer Organisation.

2. Erhobene personenbezogene Daten

2.1. Vom Nutzer bereitgestellte Daten

2.2. Automatisch erhobene Daten

2.3. Daten des KI-Assistenten (falls aktiviert)

2.4. Anfrage zum Zusatzpaket über die Website

Wenn Sie auf unserer Preisseite das Formular „Ich interessiere mich für das Zusatzpaket“ (Zusatzpaket Qualitätsaudits) ausfüllen, verarbeiten wir Ihren Namen, den Firmennamen, Ihre E-Mail-Adresse sowie optional Telefonnummer, Anzahl der Prüfmittel und Nachricht, ferner Sprache und Adresse der Seite, den Zeitpunkt der Übermittlung und die Version dieser Datenschutzerklärung, über die Sie informiert wurden. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht in lesbarer Form, sondern nur als kryptografischen Einweg-Fingerabdruck (Hash).

• Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Erstellung eines Angebots und Kontaktaufnahme zum Zusatzpaket.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Verantwortlichen an der Bearbeitung einer geschäftlichen Anfrage und an der Kommunikation mit dem Vertreter eines potenziellen Kunden — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Senden Sie die Anfrage als Einzelunternehmer im eigenen Namen, handelt es sich um vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. IP-Fingerabdruck und Prüfung durch Cloudflare Turnstile — berechtigtes Interesse am Schutz des Formulars vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Ankreuzen des Kästchens im Formular bestätigen Sie, dass Sie diese Informationen zur Kenntnis genommen haben; es handelt sich nicht um eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Gegen die Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses können Sie Widerspruch einlegen (Abschnitt 8).
• Bereitstellung der Daten: Name, Firmenname und E-Mail-Adresse sind für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich; ohne sie können wir die Anfrage nicht bearbeiten. Alle anderen Angaben sind freiwillig.
• Speicherdauer: der IP-Fingerabdruck wird 12 Monate nach Eingang der Anfrage gelöscht. Eine bearbeitete (abgeschlossene) Anfrage wird 24 Monate nach Eingang anonymisiert, jede andere Anfrage spätestens 36 Monate nach Eingang. Nach der Anonymisierung bleiben nur Firmenname, Anzahl der Prüfmittel, Status und Datumsangaben (für statistische Zwecke). In Datensicherungen können die Daten höchstens weitere 6 Monate vorhanden sein.
• Empfänger: befugte Mitarbeitende des Verantwortlichen; Auftragsverarbeiter — Mailgun (Sinch) für die E-Mail-Zustellung, der Anbieter der Hosting-Infrastruktur und Cloudflare, Inc. (Prüfung durch Turnstile, Netzwerkinfrastruktur) — siehe Abschnitt 4.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Ist die Rechtsgrundlage ein berechtigtes Interesse (Art. 6(1)(f)), handelt es sich um: Gewährleistung der Sicherheit und Integrität des Portals, Verhinderung von Betrug und Missbrauch, Schutz von Webformularen (Anmeldung, Registrierung, Anfrage zum Zusatzpaket) vor automatisiertem Missbrauch sowie Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und Kommunikation mit Vertretern potenzieller Kunden. Diese Interessen wurden im Rahmen einer Interessenabwägung geprüft und überwiegen nicht die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen. Gegen die Verarbeitung auf dieser Grundlage haben Sie ein Widerspruchsrecht (Abschnitt 8).

4. Empfänger personenbezogener Daten

Für den KI-Assistenten und die maschinelle Übersetzung von Artikeln der Wissensdatenbank übermitteln wir Daten an den KI-Anbieter (Anthropic Ireland, Limited, Irland). Dieser kann sie außerhalb der EU/des EWR verarbeiten — in den USA und bei einzelnen Anfragen auch in anderen Ländern, in denen er Recheninfrastruktur betreibt. Diese Übermittlungen sind abgesichert durch:

• Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß dem Beschluss 2021/914 der Europäischen Kommission, die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA) mit dem Anbieter sind,
• ergänzende Maßnahmen (Transportverschlüsselung; beim KI-Assistenten Begrenzung des Datenumfangs gemäß Abschnitt 6.2).

Bei Google Analytics 4 (nur mit Einwilligung) können Daten an Google LLC in den USA übermittelt werden. Die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 zum EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework), unter dem Google LLC zertifiziert ist.

Bei den Diensten von Cloudflare können Daten (vor allem die IP-Adresse) von Cloudflare, Inc. in den USA verarbeitet werden. Die Übermittlung stützt sich auf denselben Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework), unter dem Cloudflare, Inc. zertifiziert ist, sowie auf die Auftragsverarbeitungsbedingungen (DPA).

Die Auftragsverarbeitungsbedingungen (DPA) von Google und Cloudflare enthalten auch die Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Beschluss 2021/914, die als Garantie für die Übermittlung gelten, falls der Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) seine Gültigkeit verlieren sollte.

5. Cookies

Das Portal verwendet technisch notwendige Cookies, die keine Einwilligung erfordern:

Diese Cookies sind für den Betrieb des Portals oder für die Bereitstellung einer von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktion unbedingt erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung nach Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG (ePrivacy) und § 109 Abs. 8 des slowakischen Gesetzes Nr. 452/2021 Slg. über elektronische Kommunikation.

Einige Einstellungen (z. B. Dunkelmodus oder ausgeblendete Hinweise) speichert das Portal nur im lokalen Speicher des Browsers (Local Storage); sie werden nicht an den Server gesendet und Sie können sie in den Browsereinstellungen löschen. Weder die Prüfung durch Cloudflare Turnstile noch das Cloudflare-Netzwerk speichern Cookies auf Ihrem Gerät.

Analyse-Cookies (Google Analytics 4)

Wenn Sie im Cookie-Banner einwilligen (Kategorie „Analyse“), verwendet das Portal Google Analytics 4, um die Besuche und die Nutzung des Portals zu messen (z. B. welche Seiten wie oft und mit welchem Gerätetyp aufgerufen werden). Ohne Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen und es werden keine Daten an Server von Google gesendet.

• Verarbeitete Daten: eine pseudonyme Browserkennung (Cookie _ga), aufgerufene Seiten und deren Titel, Zeitpunkt des Besuchs, Sprache, Geräte-, Browser- und Betriebssystemtyp, Land und Region, abgeleitet aus der IP-Adresse (Google Analytics 4 speichert keine IP-Adressen; die detaillierte Erfassung von Standort- und Gerätedaten ist für die EU deaktiviert); im Portal außerdem die Portalmarke, ob der Nutzer angemeldet ist, und seine Rolle. Namen, E-Mail-Adressen und Ticket-Inhalte werden nicht an Google Analytics gesendet.
• Zweck: Messung der Besuche und der Nutzung des Portals sowie Verbesserung seiner Inhalte und Funktionen.
• Rechtsgrundlage: Einwilligung — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (in Verbindung mit Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie 2002/58/EG und § 109 Abs. 8 des slowakischen Gesetzes Nr. 452/2021 Slg.).
• Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile widerrufen (Kategorie „Analyse“ deaktivieren). Nach dem Widerruf wird Google Analytics nicht geladen und es werden keine weiteren Daten gesendet. Das Portal entfernt dabei die Cookies _ga und _ga_<ID> aus Ihrem Browser. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.
• Speicherdauer: Daten auf Nutzer- und Ereignisebene werden in Google Analytics 14 Monate gespeichert und danach automatisch gelöscht; zusammengefasste Statistiken ohne personenbezogene Daten können erhalten bleiben.
• Empfänger: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als Auftragsverarbeiter. Daten können auch an Google LLC in den USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework übermittelt werden (siehe Abschnitt 4).

<ID> ist die Mess-ID des jeweiligen Portals ohne das Präfix „G-“ (z. B. _ga_X6918V882V).

6. KI-Assistent — Datenverarbeitung

6.1. Beschreibung

Der KI-Assistent ist eine optionale Funktion. Sie nutzen ihn nur, wenn Ihre Organisation ihn aktiviert hat und Sie selbst eingewilligt haben; Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Die Antworten erzeugt das Modell Claude des Unternehmens Anthropic (der Vertragspartner ist in Abschnitt 4 genannt), das die Daten für uns als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet.

Bei jeder Nutzung des KI-Assistenten wird in der Oberfläche deutlich darauf hingewiesen, dass Sie mit einem automatisierten System künstlicher Intelligenz kommunizieren und nicht mit einem Menschen (Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 über künstliche Intelligenz).

Was immer gilt:

• Der KI-Assistent sieht nur, was Sie im Portal sehen dürfen — entsprechend Ihrer Rolle und Marke. Ein Kunde beispielsweise nur eigene Tickets, ohne interne Notizen.
• Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und wir verkaufen sie nicht.
• An den KI-Anbieter wird nichts im Voraus oder im Hintergrund übermittelt — nur wenn Sie eine Frage stellen, und nur das, was der KI-Assistent zu ihrer Beantwortung abruft.
• Ihren Gesprächsverlauf können Sie jederzeit löschen.

So läuft es ab:

1. Ihre Frage geht beim Server des Portals ein.
2. Der Server übermittelt sie zusammen mit den bisherigen Nachrichten des Gesprächs, Ihrer Rolle und dem Namen der Marke an den KI-Anbieter.
3. Soweit es für die Antwort erforderlich ist, ruft der KI-Assistent weitere Inhalte aus dem Portal ab — einen Artikel der Wissensdatenbank, ein Ticket mit Kommentaren oder Daten zu einem Gerät, Wartungsplan oder Ersatzteil.
4. Der KI-Anbieter gibt die Antwort zurück, und das Portal zeigt sie Ihnen an.
5. Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch kann der KI-Assistent in Ihrem Namen eine Aktion ausführen (z. B. ein Ticket anlegen oder einen Kommentar hinzufügen) — stets nur im Rahmen Ihrer Berechtigungen. Eine Aktion, die der KI-Assistent auf Ihren Wunsch ausführt, gilt als Ihre eigene Handlung.

6.2. Was übermittelt wird und was nicht

An den KI-Anbieter wird der Text Ihrer Frage so übermittelt, wie Sie ihn schreiben, sowie die Portalinhalte, die der KI-Assistent für die Antwort abruft.

In diesen Inhalten ersetzen wir vor der Übermittlung E-Mail-Adressen und Telefonnummern automatisch durch Platzhalter. Namen von Personen, die in Tickets und Kommentaren genannt sind, bleiben erhalten, weil der KI-Assistent sonst nicht sachgerecht antworten könnte (z. B. wer ein Ticket bearbeitet). Die automatische Ersetzung erfasst möglicherweise nicht jede ungewöhnliche Schreibweise; deshalb bezeichnen wir die Daten nicht als anonymisiert.

Den Umfang begrenzen wir wie folgt:

• nur Inhalte, auf die Sie im Portal Zugriff haben; Daten anderer Organisationen werden nicht übermittelt,
• lange Texte werden gekürzt (Ticketbeschreibung, Kommentare, Artikel),
• Ticketanhänge werden nicht übermittelt,
• das Portal fügt Ihrer Frage keine Passwörter, IP-Adressen oder Zahlungsdaten hinzu,
• Kostendaten erhält der KI-Assistent nur bei Fragen eines Administrators der Organisation,
• Ihrer Frage fügen wir weder Ihren Namen noch Ihre E-Mail-Adresse oder sonstige Kontodaten hinzu — nur Ihre Rolle, den Namen der Marke, die Sprache der Oberfläche und das Datum.

Was Sie selbst in Ihre Frage schreiben oder was im Text eines Tickets steht, wird in diesem Wortlaut übermittelt. Geben Sie in Ihren Fragen daher keine Passwörter oder sensiblen personenbezogenen Daten an (z. B. nationale Identifikationsnummern oder Gesundheitsdaten).

6.3. Garantien des KI-Anbieters

Weitere Informationen: https://privacy.claude.com

6.4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung basiert auf der Einwilligung des Nutzers (Art. 6(1)(a) DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf.

Innerhalb einer Organisation erstellte KI-Konversationen verarbeitet TTN als Auftragsverarbeiter (Abschnitt 1.1 Buchst. b).

7. Speicherdauer

Bei Daten, für die TTN Auftragsverarbeiter ist (Abschnitt 1.1 Buchst. b), bestimmt Ihre Organisation die Speicherdauer; nach Vertragsende verfahren wir gemäß der DPA.

8. Rechte der betroffenen Personen

Gemäß der DSGVO haben Sie folgende Rechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21), Widerruf der Einwilligung (Art. 7(3)).

Für KI-Verlauf: Nutzer können KI-Konversationen direkt in den Portaleinstellungen löschen.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava, https://dataprotection.gov.sk

Ausübung der Rechte: per E-Mail an privacy@ttn.sk. Antwort spätestens innerhalb eines Monats.

Betrifft Ihr Antrag Daten, für die TTN Auftragsverarbeiter ist (Ticket-Inhalte und Daten Ihrer Organisation), leiten wir ihn an den Administrator Ihrer Organisation als Verantwortlichen weiter und informieren Sie darüber.

9. Datensicherheit

Der Verantwortliche implementiert angemessene technische und organisatorische Maßnahmen: TLS 1.2+ Verschlüsselung, rollenbasierte Zugangskontrolle (RBAC), Markenisolierung, Weitergabe nur der erforderlichen Daten an externe Dienste (beim KI-Assistenten Abschnitt 6.2), Audit-Protokolle, verschlüsselte Backups, ISO 27001-Zertifizierung, Verfahren für Sicherheitsvorfälle (Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden gem. Art. 33 DSGVO).

10. Kontaktdaten

TTN, s.r.o. Sadová 2719/3A, 905 01 Senica, Slowakische Republik Eingetragen im Handelsregister des Bezirksgerichts Trnava, Abteilung Sro, Einlage Nr. 44230/T E-Mail: privacy@ttn.sk | Web: https://ttn.sk