Zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA)

Posledná aktualizácia: 5. októbra 2026

Verzia 1.0 · Účinnosť od: 1. novembra 2026

Príloha č. 1 k Podmienkam používania portálu Portali.Space

1. Strany a predmet zmluvy

1.1. Sprostredkovateľ: TTN, s.r.o., so sídlom Sadová 2719/3A, 905 01 Senica, Slovenská republika, IČO: 52330443, DIČ: 2120984085, IČ DPH: SK2120984085, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel Sro, vložka č. 44230/T, e-mail: privacy@ttn.sk (ďalej len „TTN“).

1.2. Prevádzkovateľ: organizácia (právnická osoba alebo fyzická osoba – podnikateľ), ktorá si v Portáli založila účet, identifikovaná údajmi uvedenými pri registrácii a vo fakturačnom profile Portálu (ďalej len „Organizácia“).

1.3. Táto Zmluva o spracúvaní osobných údajov (ďalej len „DPA“) sa uzatvára podľa čl. 28 ods. 3 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Upravuje spracúvanie osobných údajov, ktoré TTN vykonáva v mene Organizácie pri poskytovaní portálu Portali.Space, prevádzkovaného ako produkty HelpDesk a MaintenanceDesk (ďalej len „Portál“), podľa Podmienok používania (ďalej len „Podmienky“).

1.4. DPA sa vzťahuje na obsah, ktorý do Portálu vkladá Organizácia a jej používatelia (tikety a ich prílohy, zariadenia, kontakty, znalostná báza, dáta AI Asistenta vytvorené v rámci Organizácie). Na údaje, o ktorých účele a prostriedkoch rozhoduje TTN sama (používateľské účty a prihlásenie, komunikácia, fakturácia, bezpečnosť Portálu, meranie návštevnosti, dopyty z webu), sa DPA nevzťahuje; tieto spracúva TTN ako prevádzkovateľ podľa Zásad ochrany osobných údajov (ďalej len „Zásady“).

1.5. DPA tvorí Prílohu č. 1 Podmienok. Organizácia ju akceptuje pri registrácii (založení účtu) v Portáli; Organizácia, ktorá mala účet založený pred účinnosťou DPA, ju akceptuje prijatím Podmienok vo verzii 1.1 alebo neskoršej. Správca Organizácie môže kedykoľvek požiadať o podpísanú kópiu DPA na privacy@ttn.sk.

2. Rozsah spracúvania

2.1. Predmet spracúvania: prevádzka Portálu a poskytovanie jeho Služieb Organizácii — najmä správa tiketov (HelpDesk), plánovanie a evidencia údržby a zariadení (MaintenanceDesk), znalostná báza, notifikácie, reporty a AI Asistent, ak ho Organizácia aktivovala.

2.2. Doba spracúvania: po dobu trvania účtu Organizácie v Portáli a ďalej počas lehôt podľa čl. 12.5 Podmienok (export dát a následný výmaz) a čl. 10 tejto DPA.

2.3. Povaha a účel spracúvania: uchovávanie, usporiadanie, vyhľadávanie, zobrazovanie, prenos (napr. e-mailové notifikácie), úprava a výmaz osobných údajov výlučne na účel poskytovania Služieb Portálu Organizácii podľa Podmienok.

2.4. Typ osobných údajov:

• identifikačné údaje (meno, priezvisko, pracovná pozícia, organizácia),
• kontaktné údaje (e-mailová adresa, telefónne číslo),
• obsah tiketov a ich príloh, komentáre a interné poznámky,
• údaje o zariadeniach, ich umiestnení, údržbe a zodpovedných osobách,
• konverzácie s AI Asistentom vytvorené v rámci Organizácie,
• záznamy o činnostiach v Portáli (audit log) viazané na uvedené údaje.

2.5. Kategórie dotknutých osôb: zamestnanci a spolupracovníci Organizácie, zákazníci a dodávatelia Organizácie a ich zástupcovia, koncoví používatelia Portálu (napr. osoby nahlasujúce požiadavku alebo poruchu).

3. Pokyny Organizácie

3.1. TTN spracúva osobné údaje len na základe zdokumentovaných pokynov Organizácie, a to aj pri prenosoch do tretích krajín (čl. 7). Pokynom sú tieto Podmienky a DPA, nastavenia a funkcie Portálu, ktoré Organizácia a jej správcovia používajú, a ďalšie písomné pokyny zaslané na privacy@ttn.sk.

3.2. Ak TTN spracúvanie ukladá právo Únie alebo členského štátu, TTN o tejto požiadavke Organizáciu pred spracúvaním informuje, pokiaľ to dané právo nezakazuje.

3.3. TTN bezodkladne upozorní Organizáciu, ak má za to, že jej pokyn porušuje GDPR alebo iné predpisy o ochrane osobných údajov. Do potvrdenia alebo zmeny pokynu nie je TTN povinná takýto pokyn vykonať.

4. Mlčanlivosť

4.1. TTN zabezpečí, aby sa osoby oprávnené spracúvať osobné údaje Organizácie zaviazali k mlčanlivosti alebo aby podliehali zákonnej povinnosti mlčanlivosti. Povinnosť mlčanlivosti trvá aj po skončení ich pracovného alebo zmluvného vzťahu k TTN a po skončení DPA.

4.2. K osobným údajom Organizácie majú prístup len osoby, ktoré ho potrebujú na plnenie povinností podľa Podmienok a DPA (napr. prevádzka, podpora, riešenie porúch).

5. Bezpečnosť spracúvania

5.1. TTN prijíma primerané technické a organizačné opatrenia podľa čl. 32 GDPR s prihliadnutím na povahu, rozsah, kontext a účely spracúvania a na riziká pre práva a slobody fyzických osôb. Prehľad opatrení je uvedený v čl. 9 Zásad.

5.2. TTN má zavedený systém riadenia informačnej bezpečnosti certifikovaný podľa normy ISO/IEC 27001:2022 — Certifikát č. 2025312 (ELBACERT, akreditácia SNAS), platný do 06/2028.

5.3. TTN môže opatrenia priebežne upravovať podľa technického vývoja, ak sa tým neznižuje úroveň ochrany osobných údajov.

6. Subsprostredkovatelia

6.1. Organizácia udeľuje TTN všeobecné písomné povolenie zapojiť ďalších sprostredkovateľov (subsprostredkovateľov). TTN s každým subsprostredkovateľom uzatvára zmluvu, ktorá mu ukladá v podstate rovnaké povinnosti ochrany osobných údajov ako táto DPA, a zodpovedá Organizácii za plnenie jeho povinností.

6.2. Aktuálny zoznam subsprostredkovateľov:

6.3. Zamýšľané zmeny zoznamu (doplnenie alebo nahradenie subsprostredkovateľa) oznámi TTN e-mailom správcovi Organizácie najmenej 30 dní vopred. Organizácia môže v tejto lehote proti zmene písomne namietať na privacy@ttn.sk. Ak TTN námietke nevyhovie, Organizácia má právo zmluvný vzťah ukončiť (zrušením účtu) ku dňu účinnosti zmeny.

6.4. Z dôvodu ochrany obchodných informácií TTN neuvádza poskytovateľa hostingovej infraštruktúry verejne. Správca Organizácie môže kedykoľvek požiadať na privacy@ttn.sk o jeho identifikáciu, kópiu jeho zmluvy o spracúvaní osobných údajov a certifikáty; TTN ich poskytne do 5 pracovných dní. Právo namietať podľa čl. 6.3 sa vzťahuje aj na tohto subsprostredkovateľa a na jeho zmenu.

7. Prenosy do tretích krajín

7.1. Osobné údaje sa môžu prenášať do tretích krajín (USA) len prostredníctvom subsprostredkovateľov podľa čl. 6 a len so zárukami podľa kapitoly V GDPR, ako sú opísané v čl. 4.2 Zásad:

• pri spoločnostiach certifikovaných v rámci EU-US Data Privacy Framework (Google, Cloudflare) rozhodnutie Európskej komisie o primeranej úrovni ochrany z 10. júla 2023; subsidiárne štandardné zmluvné doložky (SCC) podľa rozhodnutia 2021/914 obsiahnuté v ich DPA, ak by rozhodnutie o primeranosti prestalo platiť,
• pri ostatných príjemcoch (Anthropic Ireland, Limited) štandardné zmluvné doložky (SCC) podľa rozhodnutia 2021/914 a doplnkové opatrenia (šifrovanie, minimalizácia dát).

8. Súčinnosť

8.1. Žiadosti dotknutých osôb: TTN poskytuje Organizácii funkcie Portálu, ktorými môže plniť povinnosti voči dotknutým osobám (prístup, oprava, výmaz, export). Ak TTN dostane žiadosť dotknutej osoby týkajúcu sa údajov Organizácie, postúpi ju Organizácii bez zbytočného odkladu, najneskôr do 5 pracovných dní od jej doručenia, a sama na ňu vecne neodpovedá, pokiaľ ju na to Organizácia nepoverí.

8.2. Ďalšia súčinnosť: s prihliadnutím na povahu spracúvania a informácie, ktoré má k dispozícii, TTN poskytne Organizácii primeranú súčinnosť pri plnení povinností podľa čl. 32 až 36 GDPR, najmä pri posúdení vplyvu na ochranu údajov (DPIA) a pri predchádzajúcej konzultácii s príslušným dozorným orgánom.

9. Bezpečnostné incidenty

9.1. TTN oznámi Organizácii porušenie ochrany osobných údajov, ktoré sa týka údajov Organizácie, bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od jeho zistenia, e-mailom správcovi Organizácie.

9.2. Oznámenie obsahuje náležitosti podľa čl. 33 ods. 3 GDPR v rozsahu, v akom sú TTN známe: opis povahy porušenia vrátane kategórií a približného počtu dotknutých osôb a záznamov, kontaktné miesto, opis pravdepodobných následkov a opis prijatých alebo navrhovaných opatrení. Ak nie je možné poskytnúť všetky informácie naraz, TTN ich poskytne postupne bez ďalšieho zbytočného odkladu.

9.3. TTN prijme primerané opatrenia na zmiernenie následkov porušenia a poskytne Organizácii súčinnosť pri jeho oznámení dozornému orgánu a dotknutým osobám.

10. Ukončenie spracúvania

10.1. Po ukončení poskytovania Služieb má Organizácia právo exportovať svoje dáta a TTN ich následne vymaže podľa čl. 12.5 Podmienok, pokiaľ právo Únie alebo členského štátu nevyžaduje ich ďalšie uchovávanie.

10.2. Na žiadosť Organizácie TTN výmaz potvrdí e-mailom.

10.3. Údaje v zálohách sa vymažú v rámci bežného cyklu rotácie záloh, najneskôr do 6 mesiacov od výmazu z Portálu. Do ich vymazania sú zálohy chránené podľa čl. 5 a nepoužívajú sa na iný účel ako obnovu po havárii.

11. Audit

11.1. TTN poskytne Organizácii informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností podľa čl. 28 GDPR a tejto DPA.

11.2. Organizácia môže vykonať audit vrátane kontroly na mieste najviac raz za kalendárny rok, po písomnom oznámení najmenej 30 dní vopred, na vlastné náklady, sama alebo prostredníctvom audítora viazaného mlčanlivosťou, a to tak, aby nenarušil prevádzku Portálu a ochranu údajov iných zákazníkov TTN.

11.3. TTN môže povinnosť podľa čl. 11.2 splniť aj predložením platného certifikátu ISO/IEC 27001:2022 alebo správy z nezávislého auditu, ak z nich vyplývajú požadované informácie.

11.4. Tým nie sú dotknuté oprávnenia dozorného orgánu.

12. Zodpovednosť

12.1. Zodpovednosť zmluvných strán za škodu spôsobenú porušením GDPR sa spravuje čl. 82 GDPR.

12.2. Obmedzenia zodpovednosti podľa čl. 9 Podmienok sa uplatnia aj na túto DPA v rozsahu, v akom to právne predpisy pripúšťajú.

13. Záverečné ustanovenia

13.1. V otázkach ochrany osobných údajov má DPA prednosť pred Podmienkami.

13.2. DPA sa spravuje právnym poriadkom Slovenskej republiky.

13.3. DPA je účinná od 1. novembra 2026 a trvá, kým TTN spracúva osobné údaje v mene Organizácie.

13.4. Zmeny DPA sa oznamujú a nadobúdajú účinnosť rovnakým postupom ako zmeny Podmienok (čl. 11 Podmienok).

13.5. Záväzné je slovenské znenie DPA; ostatné jazykové verzie sú preklady.

Kontaktné údaje

TTN, s.r.o. Sadová 2719/3A, 905 01 Senica, Slovenská republika Zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel Sro, vložka č. 44230/T E-mail: privacy@ttn.sk